確定申告に必要な書類はこれで全部｜個人事業主向け・青色白色の違いも整理

確定申告に必要な書類、まず全体像を把握する

個人事業主が確定申告を行う際、「何を揃えれば良いか」で迷うことは少なくありません。書類が不足していると、申告期限(原則として翌年2月16日〜3月15日)の直前で慌てる原因になりがちです。

このページでは、必要書類を申告方式(青色・白色)ごとに整理します。具体的な要件・様式・期限は改正されることがあるため、必ず国税庁の最新情報で確認してください。

確定申告全体の手順については確定申告のやり方・流れもあわせてご覧ください。

青色申告と白色申告で必要書類はどう違うか

最も大きな違いは、事業の損益を記載する「決算書類」の種類です。下表で比較します。

書類の種類	青色申告	白色申告
確定申告書(第一表・第二表)	必要	必要
青色申告決算書	必要	不要
収支内訳書	不要	必要
各種控除証明書	必要(該当分)	必要(該当分)
マイナンバー確認書類	必要	必要
本人確認書類	必要	必要
還付用口座情報	還付がある場合	還付がある場合
源泉徴収票	給与所得がある場合	給与所得がある場合

青色申告と白色申告のどちらを選ぶかについては、青色申告と白色申告の違い・どちらを選ぶかで詳しく解説しています。

事業所得に関わる書類

確定申告書

申告の基本書類です。第一表・第二表で構成され、所得や控除の合計などを記載します。e-Taxで申告する場合は電子データとして作成します。

青色申告決算書(青色申告の場合)

青色申告を選択している場合に必要な書類です。損益計算書のほか、貸借対照表を記載する欄があります。青色申告特別控除のうち55万円・65万円の控除を受けるには、複式簿記による記帳と貸借対照表の作成が要件とされています(控除額ごとの具体的な要件は国税庁の案内で確認してください)。いずれの場合も、日頃からの帳簿管理が前提となります。

収支内訳書(白色申告の場合)

白色申告を選択している場合に必要な書類です。1年間の収入と必要経費の内訳を記載します。青色申告決算書よりも記載項目はシンプルとされています。

控除を受けるための証明書類

各控除は、証明書類を添付(または提示)することで適用を受けられる場合があります。自分に該当するものを確認して揃えてください。

社会保険料控除証明書:国民健康保険・国民年金などの支払いに対応します。国民年金については日本年金機構から控除証明書が送付されます。
生命保険料控除証明書:加入している保険会社から、例年秋頃に送付されることが多いとされています。
小規模企業共済等掛金払込証明書:小規模企業共済やiDeCo(個人型確定拠出年金)の掛金に対応します。中小機構やiDeCoの運営機関から送付されます。
医療費控除の明細書:医療費控除を申請する場合は明細書を作成します。領収書の添付は原則不要ですが、一定期間の保管を求められる場合があるため、詳細は国税庁の案内で確認してください。
寄附金受領証明書(ふるさと納税等):ふるさと納税などの寄附金控除を受ける場合に必要です。ワンストップ特例を利用しなかった場合は確定申告での手続きが必要になります。
住宅ローン控除関連書類:住宅ローンの年末残高証明書など。控除を受ける初年度は確定申告が必要とされています。

経費として計上できる支出の範囲については個人事業主の経費一覧も参照してください。

本人確認・マイナンバー関連の書類

確定申告書にはマイナンバー(個人番号)の記載が必要です。申告方法によって、確認書類の提示・添付の形式が異なる場合があります。

マイナンバーカード:番号確認と本人確認を1枚で兼ねられます。
マイナンバーカードがない場合:通知カード(またはマイナンバーが記載された住民票)と、運転免許証やパスポートなどの本人確認書類を組み合わせる方法があります。

具体的な確認書類の組み合わせは、国税庁の案内または申告会場で確認してください。

還付がある場合・給与所得がある場合の追加書類

還付用の振込口座情報

税金の還付を受ける場合、受取口座(金融機関名・支店名・口座番号など)を申告書に記載します。e-Taxの場合も同様です。

源泉徴収票

副業・兼業で給与所得がある場合や、年の途中まで会社員だった場合は、勤務先から交付される源泉徴収票の内容をもとに申告します。e-Taxで申告する場合、源泉徴収票そのものの添付は原則不要とされていますが、記載内容を確認するため手元に保管しておくと安心です。

会計ソフトを使うと決算書類の作成負担を抑えやすい

青色申告決算書や収支内訳書は、日々の記帳データをもとに作成します。手書きやExcelで管理する方法もありますが、仕訳の量が増えると作業負荷が上がりやすくなります。

クラウド会計ソフトには、銀行口座やクレジットカードと連携して仕訳を取り込む機能や、決算書類を作成する機能を備えたものがあります。申告書との連携(e-Tax出力)に対応しているサービスも多く、書類作成の手間を抑えやすい点がメリットとして挙げられます。対応機能はサービスやプランによって異なるため、詳細は各公式サイトで確認してください。

freee会計:freee会計の詳細・料金を確認する
マネーフォワードクラウド確定申告:マネーフォワードクラウドの詳細・料金を確認する
やよいの青色申告オンライン:やよいの青色申告オンラインの詳細・料金を確認する

無料で試せる期間が設けられている場合もありますが、料金・機能・条件は変更されることがあるため、申し込み前に公式サイトで最新情報を確認してください。freeeとマネーフォワードの比較はfreee会計とマネーフォワード比較でも整理しています。

まとめ:書類は早めに揃えて申告期限に備える

事業の損益を示す書類は、青色申告なら「青色申告決算書」、白色申告なら「収支内訳書」
控除証明書は年末〜年明けにかけて届くものが多いため、紛失しないよう管理する
マイナンバーカードがあると、本人確認書類の準備がシンプルになりやすい
申告期間は原則として翌年2月16日〜3月15日(変更になる場合あり)
具体的な書類の要否・様式・期限は、必ず国税庁の公式サイトで最新情報を確認してください

そのまま使える持ち物チェックリスト(3ケース別)

ここまでの内容を「用意するもの」の形に並べ直します。ご自身に当てはまるケースだけを見てください。控除関係の証明書は、その控除を受ける場合にのみ必要です。

青色申告で65万円の控除を受ける場合

確定申告書
青色申告決算書(貸借対照表・損益計算書を含む)
複式簿記による帳簿(仕訳帳・総勘定元帳など)…提出はせず手元で保存
請求書・領収書などの取引書類…提出はせず手元で保存
本人確認書類(マイナンバーカード、または番号確認書類と身元確認書類の組み合わせ)
該当する控除の証明書(社会保険料・小規模企業共済等掛金・生命保険料・地震保険料など)
還付を受ける場合は振込先口座の情報
期限内にe-Taxで送信できる環境、または仕訳帳・総勘定元帳の電子帳簿保存

65万円の青色申告特別控除は、55万円の控除の要件(正規の簿記の原則による記帳、貸借対照表・損益計算書の確定申告書への添付、確定申告期限までの提出)に加えて、「仕訳帳および総勘定元帳について電子帳簿保存を行っていること」または「確定申告書、貸借対照表、損益計算書等の提出を提出期限までにe-Taxを使用して行うこと」のいずれかを満たす必要があります(国税庁 No.2072 青色申告特別控除・2026年8月確認)。

青色申告で10万円の控除の場合

確定申告書
青色申告決算書(簡易な記帳による場合も作成します)
現金出納帳・売掛帳・買掛帳・経費帳・固定資産台帳などの帳簿…提出はせず手元で保存
請求書・領収書などの取引書類…提出はせず手元で保存
本人確認書類
該当する控除の証明書
還付を受ける場合は振込先口座の情報

10万円の控除は、55万円・65万円の控除の要件に当てはまらない青色申告者が対象とされています。青色申告の記帳は正規の簿記によることが原則ですが、現金出納帳などを備え付けて簡易な記帳をするだけでもよいとされています(国税庁 No.2070 青色申告制度・2026年8月確認)。

白色申告の場合

確定申告書
収支内訳書
売上・仕入・経費を記載した帳簿…提出はせず手元で保存
請求書・領収書などの取引書類…提出はせず手元で保存
本人確認書類
該当する控除の証明書
還付を受ける場合は振込先口座の情報

白色申告では、簡易な方法による記帳が認められています。事業・農業・不動産の所得がある場合は収支内訳書を申告書と一緒に提出します(国税庁令和7年分申告書に添付・提示する書類・2026年8月確認)。

「提出しなくてよい書類」も押さえておく

準備の負担を減らすうえで、「出さなくてよいもの」を知っておくことも同じくらい役に立ちます。以下は提出・添付が不要とされているものです。

源泉徴収票:平成31年(2019年)4月1日以後に提出する確定申告書等については、添付または提示が不要とされています。給与所得・退職所得・公的年金等の源泉徴収票のほか、特定口座年間取引報告書、上場株式配当等の支払通知書などが同様の扱いです。ただし、税務署等の会場で申告書を作成する場合は、記載内容が必要になるため持参します
帳簿・請求書・領収書・レシート:申告書に添付して提出するものではなく、手元で保存しておく書類です
年末調整で既に受けた控除の証明書:給与所得者が、その控除を年末調整で既に受けている場合は、添付または提示は不要とされています
配偶者・扶養親族・事業専従者などの本人確認書類:必要なのは申告するご本人の分で、これらの方の本人確認書類は不要とされています

いずれも国税庁「申告書に添付・提示する書類」で確認できます(2026年8月確認)。提出が不要であることと、捨ててよいことは別です。次の章のとおり、保存を求められる期間があります。

e-Tax提出と紙提出で、用意するものはこう変わる

提出方法によって、書類の扱いが変わります。

e-Taxで送信する場合:生命保険料控除・地震保険料控除・社会保険料控除の証明書、医療費通知、寄附金控除の証明書、住宅借入金等特別控除の年末残高証明書(適用2年目以降)などの第三者作成書類は、記載内容を入力して送信することで、提出または提示を省略できるとされています(e-Tax 第三者作成書類の添付省略)
紙で提出する場合:添付書類台紙に貼るなどして申告書と一緒に提出するか、提出の際に提示します

e-Taxで入力送信により省略した書類も、手元から処分してよいわけではありません。国税庁は、入力内容を確認するため、原則として法定申告期限から5年間、これらの書類の提出または提示を求めることがあり、応じない場合は添付または提示がなかったものとして取り扱われるとしています(2026年8月確認)。

また、前章のとおり65万円の青色申告特別控除は「期限内のe-Tax送信」または「仕訳帳・総勘定元帳の電子帳簿保存」が要件になります。提出方法の選択が控除の要件そのものに関わる点は、書類を揃える前に確認しておくと段取りが立てやすくなります。

保存期間の目安も押さえておきます。青色申告では帳簿および書類は原則7年間の保存とされ、請求書・見積書・納品書・送り状などは5年間でよいものがあります。白色申告では、収入金額や必要経費を記載した帳簿(法定帳簿)が7年、それ以外の帳簿(任意帳簿)や、棚卸表・請求書・納品書・送り状・領収書などの書類が5年とされています(国税庁個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存について・2026年8月確認)。

書類はどこで手に入り、いつ手元に来るか

必要なものが分かっても、手元に来る経路がばらばらだと準備が止まります。入手先を整理しておきます。

源泉徴収票:給与や公的年金などの支払者から交付されます
生命保険料・地震保険料の控除証明書:契約先の保険会社・共済から送られます
社会保険料(国民年金保険料)控除証明書:国民年金保険料について社会保険料控除を受ける場合に必要です
小規模企業共済等掛金控除の証明書:支払った掛金額の証明書として、掛金の受入先から交付されます
確定申告書・青色申告決算書・収支内訳書などの様式:国税庁サイトからダウンロードできるほか、確定申告書等作成コーナーで作成できます

控除証明書が届く時期は発行元や契約内容によって異なります。まだ届かない、いつ届くか分からないという場合は、発行元にご確認ください。

なお、マイナンバーカードを利用してe-Taxで確定申告書を提出する場合には、マイナポータル連携により、給与所得の源泉徴収票や控除証明書等のデータをまとめて取得し、申告書の該当項目へ自動入力する方法もあります(国税庁マイナポータル連携特設ページ・2026年8月確認)。対象となる書類の範囲や事前設定は同ページで確認できます。

書類が見つからない・間に合わないときは

そろえている途中で足りないものが出てくることは珍しくありません。順に対処できます。

控除証明書をなくした場合:発行元(保険会社・共済など)に再発行を依頼できるのが一般的です。手続の方法と所要日数は発行元にご確認ください
源泉徴収票が交付されない場合:支払者に交付を依頼しても交付されないときの手続として、国税庁は源泉徴収票不交付の届出手続を案内しています。届出書には、給与明細書を保存している場合はその写しを添付するとされています
e-Taxを使いたいがIDやパスワードがない場合:ID・パスワード方式は確定申告書等作成コーナーでのみ利用できる送信方式で、現在は新規発行が停止されており、令和9年分の確定申告からは利用できなくなる予定とされています(e-Tax ID・パスワード方式について・2026年8月確認)。これから初めてe-Taxを利用する場合はマイナンバーカード方式が案内されています

期限が近づいている場合の考え方は、確定申告に間に合わないときの対応で整理しています。

よくある質問(書類まわり)

レシートや領収書は提出しますか

申告書に添付して提出する書類ではなく、手元で保存しておく書類です。保存期間は前章のとおりで、白色申告では請求書・領収書などが5年、青色申告では原則7年(書類によっては5年)とされています。

マイナンバーカードがなくても申告できますか

本人確認については、マイナンバーカードがない場合、(1)番号確認書類(通知カード、マイナンバーの記載がある住民票の写しなど)と、(2)身元確認書類(運転免許証、公的医療保険の資格確認書、パスポートなど)を、それぞれ1つずつ組み合わせる方法が案内されています。写しを添付書類台紙に貼って提出するか、提出の際に提示します(国税庁「申告書に添付・提示する書類」・2026年8月確認)。

青色申告と白色申告で使う用紙は違いますか

確定申告書そのものは共通ですが、事業の内訳を示す書類が異なります。青色申告者は青色申告決算書、白色申告者は収支内訳書を、申告書と一緒に提出します。

年末調整で受けた控除の証明書を、もう一度出す必要はありますか

給与所得者が、その控除を年末調整で既に受けている場合は、確定申告書への添付または提示は不要とされています。年末調整で扱っていない控除については、証明書の添付または提示が必要です。

書類の要否は、所得の種類や受ける控除、提出方法によって変わります。この記事は2026年8月時点で国税庁の公表資料を確認して整理したものですが、ご自身のケースで判断に迷う場合は、所轄の税務署または税理士にご確認ください。

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